회사에 따라 직원을 채용할 때 요구하는 서류가 조금씩 다르다. 돈과 관련된 업무를 담당해야 할 직원에게는 보증서를 요구하기도 하고, 건강검진, 졸업증명서 등을 요구하기도 한다. 실제로 간단한 이력서와 면접만으로 직원을 뽑았다 낭패를 보는 경우가 종종 생긴다. 따라서 직원의 경력이나 환경을 입증할만한 서류를 챙기는 것은 어느 정도 필요하다.
직원을 채용할 때 필요한 서류는 법률적인 문제보다는 직원관리 측면에서 중요한 의미를 지닌다. 원장과 직원이 모두 합의한 약속을 잘 지키고, 직원들을 잘 관리해 불협화음을 사전에 막는데 의의가 있다. 챙겨야 할 서류는 각 병원의 사항에 따라 구비하면 된다.
단, 병의원은 반드시 근로자 명부를 작성하여 비치해 놓아야 할 의무가 있다. 따라서 인사기록카드를 잘 기록해 보존해 두도록 한다.
① 근로계약서: 근로조건과 급여를 결정해서 노동법규에 의한 근로계약서를 작성한다.
② 서약서: 병원의 취업규칙과 규정을 준수한다는 내용, 병원의 정보 및 기밀에 대한 사항을 보안 유지한다는 내용을 담은 서약서가 필요하다. 대부분 취업규칙의 내용에 포함되어 있다.
③ 이력서: 직원 경력과 근무상태를 파악하여 업무분담에 필요하다.
④ 인사기록카드: 직원의 근태사항, 상벌 및 진급사항을 기록·보존한다.
⑤ 주민등록등본: 직원의 가족관계 등을 확인하고, 4대 보험에 가입할 때 필요하다. 건강보험 피부양자를 등재할 때 동거하지 않는 가족을 포함 시키려면 가족관계증명서를 추가로 받아야 한다. 형제자매를 등재하고자 하는 경우 혼인관계증명서를 첨부하여 미혼임을 증명해야 한다.
⑥ 거래은행 계좌번호: 급여를 지불할 때 필요하다. 은행 계좌로 입금하면 급여대장에 직원이 날인하지 않아도 입금증으로 대신할 수 있다.
