치과 등의 조직에서는 매일 보고하는 업무 일지나 메모 사항 분석을 기초자료로 활용한다. 개별 업무 기술서를 작성하는 등의 작업이 현 직무 담당자가 관리자의 감독에 의해 기록된다. 고정 직무 분석을 통해 정확한 직무 분담 및 수행에 적극적으로 활용하고 있다.
[업무일지: 당일 업무의 진행 상황을 기록하는 일지]
치과에서는 진료의 흐름을 위해 조직 구성원들이 절차대로 업무를 수행하였는지 관리자로부터 전달 사항이 잘 진행되었는지 당일 업무일지를 통해 알 수 있게 한다.
# 업무일지 서식
업무일지는 각 치과의 규모나 환경에 맞게 정하며, 5인 이하 규모의 치과에서는 작성자를 정하여 데스크와 진료실 업무일지를 동시에 기록이 가능한 형식으로 업무일지를 기록하고, 5인 이상의 규모의 치과에서는 데스크 일지와 진료실 업무일지를 나누어 작성하도록 한다. 주별, 월별로 작성할 수도 있다.
# 치과의 업무일지의 구성
업무 수행 담당자, 업무의 진행 상황과 미처리 내용, 특이 사항, 개선사항, 협조 사항, 환자의 컴플레인, 미이행 환자 관리, 상담 진행 상황 등 병원에 필요한 내용으로 구성하여 정확하게 알 수 있는 서식으로 작성한다.
# 치과 업무일지 작성 요령
수행 담당자는 필요시 확인을 위해 정확한 부서와 직위, 이름을 기재하고 당일 처리한 업무를 기록한다. 미처리한 업무 내용은 향후 처리 계획도 작성하며 특이 사항은 진료실이나 데스크에서 발생한 사항 중 직원 전체가 공유해야 할 내용을 간단명료하게 정리한다. 개선사항은 진료실과 데스크에서 업무 처리할 때 발생한 내용과 협조 사항 등을 기록한다.
컴플레인은 접수 및 수납, 진료할 때 발생하는 환자에 대한 문제점을 기록하여 보고 및 공유가 가능할 수 있도록 한다. 환자 관리는 해피콜, 리콜, 미이행 환자 관리 및 후속 조치 사항을 기재한다. 또 상담 진행 상황은 당일 내원한 환자의 상담 결과에 관련된 내용 등으로 작성하며 보고 받는 상사의 원하는 정보에 맞추어 기록하면 된다.
# 치과 업무일지의 기대효과
“치과의 구성원들은 업무 일지 작성을 시간이 없이 언제 하나요?”하는 질문이 있다. 업무일지를 작성하면 업무의 중복됨을 알 수 있고 각자의 한 업무를 파악하여 업무의 효율성을 높일 수 있다.
또 빠트리는 일이 없으므로 업무의 만족도가 높아지며 역량에 맞는 업무가 잘 이루어지고 있는가 측정 가능하게 된다. 더욱이 향후 개인의 발전 목표를 설정하고 비젼을 제시할 수도 있다.
임상적 관리업무의 객관적 데이터와 자료를 구축할 수 있는 기대효과도 있다.
