재료 재배치 및 사용법 매뉴얼 작성 필요
A 영업사원에게 거래하는 치과에서 카톡이 왔다.
치과 직원이 보낸 메시지에는 “급하게 필요한데 재고가 떨어져 1시간 내로 제품 좀 가져다 주세요”라는 메시지와 함께 제품 사진이 첨부돼 있었다.
이처럼 진료 도중 갑자기 필요한 기자재가 떨어져 영업사원에게 급하게 문의해 재료를 찾거나, 주변 치과에서 기자재를 빌려온 적이 있다면 혹은 유통기간이 훨씬 지난 재료가 청소하다 발견됐다면, 해당 치과의 기자재 관리에 구멍이 생겼다는 뜻이다.
재고 파악은 필수
효율적으로 치과 운영을 하기 위해서는 수익도 중요하지만 경제적인 손실을 막는 것이 필수다.
경제적인 손실을 막기 위해 가장 기본적인 것은 기자재 관리이다. 많은 치과에서 기자재 관리 담당자를 둔다. 그만큼 치과의 지출에서 큰 비중을 차지하는 항목 중 하나다.
체계적으로 기자재 관리를 하기 위해서는 재료의 구매 재고관리, 폐기에 이르기까지의 단계를 철저하게 관리해야 한다.
유통기간이 지난 재료는 그대로가 경제적인 손실이다. 사용량을 체크해 계획성 있게 재료를 구매하고 사용해 관리해야 치과의 지출과 낭비를 줄일 수 있다.
자신이 치과에서 기자재 관리를 맡고 있다면, 우리 치과에서 쓰는 재료가 얼마나 되는지 알고 있어야 된다.
만약 모르겠다면 바로 우리치과의 기자재 관리 리스트를 작성해 재고를 파악할 필요가 있다.
재고는 진료가 안정적으로 진행될 수 있도록 해준다.
치과에 일정한 양의 재고가 없다면 갑작스러운 환자 내원에 대비할 수 없다.
유통기한이 지난 재료는 재고가 아니다.
유통기한이 지난 재료는 정리하고 나머지 재료들의 리스트를 작성해야 한다.
리스트 작성 시 치과의 이곳, 저곳에서 발견되는 재료는 각자의 위치로 정리해놓아야 한다.
리스트를 작성해 재고 현황이 파악됐다면 유통기한이 얼마 남지 않은 재료를 먼저 쓸 수 있도록 재료를 배치해야 한다.
재료 배치는 편의점처럼
편의점에 가서 살펴보면 맨 앞에 있는 삼각김밥, 우유 등이 제일 먼저 들어온 제품이고, 뒤로 갈수록 최근에 입고된 제품이다.
이처럼 재료 배치 시 유통기한이 얼마 남지 않은 재료를 첫 번째로 배치해 사용하도록 하고, 최근 들어온 제품은 그 뒤에 사용할 수 있도록 해야 한다.
보관 위치를 쉽게 식별할 수 있도록 하고, 보관은 종류별, 규격 별로 분류·보관해야 한다.
특히 재료별로 품질 보관법에 차이가 있으니 설명서에 쓰인 대로 보관해야 제품의 변질을 막을 수 있다.
이때 각 재료들의 사용법과 특징을 적거나 사용법이 적힌 설명서를 스크랩해 매뉴얼로 만들어 전 직원이 공유한다면 재료에 대해 많은 지식과 정보를 얻을 수 있다.
재료의 반출과 반입은 담당자가 하는 것을 원칙으로 한다.
만약 담당자가 아닌 다른 직원이 재료를 썼을 때는 반드시 재료 반출입 대장에 기입해야 한다.
또한 재고 조사는 정기적으로 실시해 수령을 맞춰보고 재고를 확인해야 한다.
재료 반출입 대장은 해당 치과의 재료 사용량을 누구나 쉽게 파악할 수 있게 해준다.
최근에는 전자차트를 통해 재료 반출입 대장을 기록할 수 있고, 이에 대한 통계도 바로 낼 수 있다.
