치과 원장이라면 경영이라는 단어가 낯설 수도 있다고 생각합니다. 그래서 실장이나 경영자를 구인하여 운영을 하는 경우도 많았습니다. 이 가운데 원장은 진료가 메인 업무이기 때문인지 진료가 아닌 경영에 대한 막연한 생각을 갖고 계신 경우가 많습니다.
따라서 오늘은 현장 경영에 대해서 노하우를 전달하는 시간을 갖겠습니다. 대부분 원장은 접수와 대기시간 그리고 진료 준비 등을 체험해 본적이 거의 없을 것이라고 생각합니다. 그리고 진료에 집중하기 때문에 환자들이 밀려있을 때 어떻게 해야 할지 모르고 있고, 이런 역할을 담당했던 직원이 그만두기라도 하면 치과 업무가 마비가 되는 경우도 있습니다.
환자 접수 후에 일 잘하는 경영자들은 무엇을 체크할까요?
1) 이 환자한테 진단기록이 있었는지를 확인합니다. 환자는 접수가 되었는데 우리는 치과 니즈대로, 때로는 너무 환자니즈대로 운영을 하고 있습니다. 또한 환자의 니즈는 파악하지 못하고 계속 명확한 진단 없이 뱅뱅 도는 진료만을 진행하고 있을 수 있습니다. 한눈에 이 환자의 진단내역 니즈 파악을 할 수 있어야 합니다.
2) 오늘 본 환자 중 진단 환자 수 또한 진단이 내려진 진단금액 혹시 놓친 진단누락 신환 등이 있는지 확인합니다. 지금 당장 신환수 대비 현재 쓰고 있는 프로그램이나 상담데이터 엑셀에 입력된 환자분들의 수를 비교해보세요. 보험청구 프로그램이나 엑셀에 어떤 것부터 입력을 해야 하는지에 대한 기준을 정하는 것이 치과경영의 첫 번째 입니다. 치과 대부분의 진료는 상담이후에 결정되기 때문입니다. 환자들이 단순히 스켈링만 원했다면 원장님은 정말 스켈링 진단만을 하고 계신가요?
파노라마 등을 보며 전반적인 진단기록은 해놓되 환자분께 설명은 스켈링 관련 진료만을 설명해줄 수가 있는 것입니다. 또한 보류이고 보험만 동의를 했더라도 관리항목으로 분류하여 내규에 따르는 해피콜 리콜 등 진료가 끝난 이후의 관리까지도 점검해봐야 합니다.
대부분 치과청구프로그램에서는 동의된 항목만을 기록한 뒤 진료가 원활하게 돌아갈 수 있도록 합니다. 즉 전체진단에 대한 보류된 항목들은 따로 관리를 해야 된다는 이야기입니다.
치과경영에 있어서 진단의 총량을 파악하고 있다는 것은 매우 중요한 의미를 갖습니다. 진단한 환자 수, 그리고 진단한 금액, 이제는 퇴근할 때 꼭 파악을 할 수 있는 구조를 연구하셔야 합니다. 또한 기록이 되어 지지 않은 환자들의 관리를 어떻게 할지도 대안이 필요합니다.
3) 실시간 내원하시는 환자에게 꼭 비보험만이 아닌 실시간 계획을 해놓고도 여러 가지 이유로 누락되어진 항목을 실시간 점검할 수 있어야 합니다. 필자는 내원횟수대비 보험청구 비율 그리고 내원횟수 대비 수납율 미수납건수 미수금액 등을 오늘 접수된 환자들의 데이터에서 점검하고 다음 계획을 세우고 있습니다. 여기서 더 나아간다면 접수가 된 실시간 환자들의 동의서 및 주의사항 누락 여부 등도 세부적으로 파악하여 혹시 모를 위험성에 대해 대비를 하고 있습니다.
오늘 치과경영에 있어서 진료를 하기 전에 상담을 하고 있고 이 상담을 기록하고 관리하는 부분을 조금 더 확장하면 어떨까 제안을 해보았습니다. 그리고 이런 진단금액 집계와 함께 이 환자의 보험청구 누락여부 및 보험청구 비율 그리고 내원횟수 대비 수납율 미수납건수 등 미수금액을 바로 인지할 수 있는 구조를 짜는 것이 중요합니다. 진단에 대한 건수 집계 등을 올리는 것이 매출을 올리는 경영에도 도움이 될 것입니다.
