치과에서 관리자는 누구나 해결사가 되길 원한다. 조직에서 해결사가 되기 위해서는 일상 업무에서 발생하는 문제나 위기를 잘 해결해야 하며 새로운 기회를 창출하기 위한 업무를 할 줄 알아야만 하고 전략적이지만 시급히 해결해야 할 업무와 방해 요인을 잘 해결하는 역량이 필요하다. 그리고 더불어 중요한 것은 팀원들 간에 신뢰를 바탕으로 적극적으로 관심을 가지고 참여하여 의사를 결정하게 만드는 진료팀 조직을 구성하고 업무를 설계하는 것이다.
지금부터 효율적인 진료실 팀 직무 구성하는 절차를 알아보자.
1. 팀 직무구성 단계
각 치과 조직은 팀원의 다양성을 인정하고 수용하여야 하며 공통된 목표를 설정하고 개인 연차별 직무 기준을 명확하게 하고 개인이 달성하고자 하는 것을 정의하여야 한다. 진료실 팀원의 업무를 구성할 때는 현재 업무는 개인적으로 가장 효율성이 높은 직무로 설정하고 일정 기한을 정하여 단기, 장기로 이루고자 하는 직무를 설정해주어 조직 내에서 창의적이고 효율적으로 역량을 발휘할 수 있게 제시하고 일별 업무로 진료 전. 진료 중, 진료 후 직무로 구분하고 주별, 월별 직무로 가급적 직무를 세분화시켜 수행하게 한다.
팀 구성 단계에서는 관리자는 진료실 구성원의 역량을 객관적으로 판단하는 기준을 준비하고 파악한 후 진료실의 물리적. 인적 환경에 맞게 연차별 기준을 설정하여 주어야 한다.
2. 팀 직무 조정 단계
진료실 내에 각자의 담당하는 직무 영역을 정하고 주어진 직무에서 상호 관계를 점검하고 팀원 간에 개방적인 의사소통을 할 수 있는 체계를 통해 자발적인 의견을 제시하여 상호 절충할 수 있게 한다.
3. 팀 직무 규정
진료실 구성원의 직무는 진료와 관리는 구분하고 역량에 맞게 범위를 정하고 직무의 절차와 규칙. 기준을 정한다. 직무는 교육과 관리를 통해 다음 단계로 발전할 수 있게 구성하고 일정 기한을 정하여 직무를 순환하여 직원들에게 긍정적으로 할 수 있는 직무 환경을 조성한다.
4. 팀 직무수행
진료실 팀원들 간에 합의된 내용을 전문적인 환경에서 실천하고 해결하며 직무수행을 할 수 있는 워크 프레임을 제공하며 직무 기술서를 작성하여 문서화하며 문제의 원인을 파악하고 예측하여 해결할 수 있게 한다.
전문적인 진료 환경을 제공하고 조직의 목표를 설정하고 개인 직무의 명확성과 방향성을 제시하여 팀원들이 성장하여 문제를 예측하고 위기 상황에서도 잘 대처할 수 있는 역량이 될 수 있으면 변화하는 치과 환경에 잘 적응해 나갈 것이다.
진료실 팀원이 보는 환자 수가 많은 것이 중요한 것이 아니라 전문성 있고 양질의 의료 서비스를 제공하고 자신의 역할에 충실하며 협업하여 함께 성장하는 효율적인 진료실 팀 문화로 만들어 가는 것이 중요하고 효율적 직무구성이 주는 효과일 것이다.
