“경영 컨설턴트란 조직의 목적을 달성하는 것에 있어 경영, 업무상의 문제점을 해결하고 새로운 기회를 발견하고 포착하여 학습을 촉진 시키고 변화를 실현하는 조직 및 관리자를 독립적인 전문, 자문 서비스...”라고 이렇게 정의 내렸던 것을 본 기억이 있다.
치과에서도 효율적으로 운영되고 있는지 전반적인 상황을 파악하고 대안책을 내고 장기적인 비젼과 중장기 계획을 위해 과제를 제시하고 조직의 인사관리 및 직원과의 소통으로 함께 상생하기를 원한다. 대부분의 치과에서는 경영의 정도를 측정하고 해결하려고 많은 노력, 시간, 비용을 투자하고 있다.
컨설턴트는 다양한 경험과 지식을 갖추어야 하지만 업무 분야의 경험도 축적하여야 하며 문제를 파악하기 위한 각 치과에 맞는 전문적인 도구와 스킬을 갖추어야 하며 직원들 소통을 위해 문제를 진단하기 위해 커뮤니케이션 스킬 등이 필요하며 객관적 시각을 갖추고 각 치과에 맞는 솔루션을 제시할 줄 알고 상황에 맞는 창의적 아이디어를 갖추어야 한다. 필자는 다양한 임상 경험을 통해 데이터화한 자료를 가지고 객관적인 관점으로 진료실 문제 해결 방안을 지금부터 시작해보려 한다.
“치과가 환자가 많고 너무 바빠서 직원들이 너무 힘들어요”라고 직원들이 호소한다. 실제로 진료실 체어에서도 환자가 혼자서 대기 중이고 프로그램상에서도 예약 환자와 신환이 여러 명 대기하는 상황이다.
진료실의 문제를 객관적 분석을 위해 예약시간표를 확인하였으나 실제로 바쁘기는 하지만 생산성 떨어져 있는 상황이고 진료실 흐름은 원활하지 않고 효율성이 부족하다. 진료실을 분석하기 위해 진료 시간 분석표를 개별로 작성하게 했다. 진료 시간 분석표는 구성원의 역량이나 환경을 고려하여 치과에 맞게 구성하면 된다. 원장님 진료 시간, 스텝의 진료 시간, 진료 지연되었을 경우 이유를 기재하게 하고 2주 정도를 기록하게 하였다.
작성한 내용을 확인하여 진료의 중요도별로 분류하는 표를 작성하여 분석하고 주요 환자의 시간을 배치하고 예약에 1일 목표를 설정하여 예약시간표를 직원의 수와 진료 시간을 반영하여 재구성하였다.
그리고 연차별 진료 행위에 소요 시간 기준을 설정하여 직원들의 진료업무 수행에서 소요되는 진료 시간을 작성한 내용을 바탕으로 역량을 파악하고 진료의 비중이 적절한지를 파악하여 업무의 범위를 설정하였으며 부족한 부분은 교육을 기획하여 진료실 흐름을 원활하게 만들었다.
진료의 흐름을 파악하기 위해 사용한 전문적인 도구를 살펴보면 진료 시간 분석표와 진료의 중요도 분류표, 직원의 임상 역량 평가표, 업무에 맞은 직무의 기준이 명시된 직무 기술서나 명세표가 필요하였으며 중장기 계획을 위해 직원 교육 프로그램을 기획이 필요했다.
치과의 장기적인 목표를 달성하고 매출 증대를 위해 내부적으로 컨설턴트가 가지고 있는 전문가적인 도구와 관점을 가지고 있는 전문 경영 인력과 관리 유지하려는 시스템을 갖추고 있어야 할 것이다.
