성공적인 치과는 환자 수, 상담 동의율. 환자 관리, 환자의 만족도 및 직원의 만족도, 매출 등이 측정되고 예측이 가능한 시스템으로 설계가 되어 있다.
치과 경영 시스템은 상호 작용을 통해 효율성이 향상되며 환경에서 환자의 정보, 진료 내용과 진료비, 경비 및 지출, 인력 등을 인풋하고 아웃풋으로 전환하게 된다. 이런 전환의 과정에서 가장 기본이 되는 업무 시스템의 분석, 예측이 가능하며 피드백을 할 수 있는 것이다.
업무의 성장을 예측하려면 현재 치과의 조직도를 정확히 그려보고 인적 구성원의 업무를 알아보기 위한 업무를 분석한다. 이를 통해 구체적으로 기술하는 업무 기술서를 작성해보자.
업무 분석은 면접법과 관찰법, 질문지법, 업무 보고서 방법이 있고 각 방법에 대한 장·단점이 있으므로 각 병원의 환경과 인적 구조에 따라 적용하면 될 것이다.
또한, 5인 이하의 소규모 치과에서 실장. 팀장 등의 중간 관리자의 역량을 필요한 학술적 지식과 실무적 관리 지식 분야를 예를들어 보겠다.
실장은 서비스, 보험 청구 2급 이상, 상담실장 과정, 인사, 노무관리의 전문적 지식, 마케팅 및 컴퓨터 활용 능력, 문서 작성과 관리 능력과 직원교육 기획, 연간 일정 기획, 재고 관리, 월별 통계, 환자 관리, 컴플레인 관리, 진료와 데스크의 지원업무 등 역량을 갖추어야 한다.
진료팀장은 서비스, 보험 청구 3급 이상, 상담, 감염관리 및 기계 장비 관리, 진료 어레인지, 직원 임상 교육 등의 학술적 지식과 회의, 업무일지 작성, 기공 관리, 데스크 지원업무, 메뉴얼 및 문서 작성. 월별 통계 및 total 환자의 진료에 참여하는 역량 등을 필요로 한다.
업무를 알아보고 난 후에는 각 연차별 업무의 학술적, 임상적 역량의 필요조건과 숙련도에 따른 적정 수준을 정해야 한다. 이때 객관적인 지표를 만들게 되면 직원들의 업무가 파악되고 성과가 확인되며 발전 가능성이 예측 가능해진다.
업무를 분석하면 사람 위주에서 일 중심으로 바뀌며 주관적이고 연공 서열로 운영되었던 것이 객관적이고 책임과 성과 위주로 변화 된다.
업무 책임이 불분명하고 포괄적 업무가 진행되며 획일적인 급여가 지급된다. 성과평가가 미흡하였으나 명확한 권한과 책임이 부여할 수 있게 되고 전문 분야 위주로 직무에 따른 급여가 차등 적용된다.
평가 후 비로소 성과측정이 가능하며 교육 및 긍정적인 피드백이 가능하게 되는 것이다.
직원을 움직이게 하려면 역량에 맞는 업무를 부여하고 책임과 권한을 주어 치과에서 인정받고 있다는 것으로 동기부여를 줄 수 있다. 여가에 구체적인 칭찬을 하여 조금 더 직원의 만족도를 높여 치과의 공감 목표를 위해 함께 할 수 있다면 매출도 상승할 것이다.
