계속해서 강조한 것처럼, 경비가 인정되기 위해서는 [비용지불]+[적격 증빙발행]+[업무 유관] 이 세가지 조건이 모두 충족돼야 한다.
신고를 진행하는 시점에서는 적격 증빙이 발행 됐는지 유무가 중요하지만, 조사가 진행돼 소명을 해야 하는 상황이 벌어진다면, 그 때는 실제로 비용이 지불 됐는지, 개인경비가 아니라 병원 경영 또는 진료에 사용되어진 것인지에 대한 확인이 중요하다.
이번 칼럼에서는 실제로 병원 경비로 사용했음에도 개인 경비처럼 보여서 부인 당하는 경비에 대해서 어떻게 준비해 소명할 것인지를 살펴보기로 한다.
11번가, 지마켓 등 인터넷상거래 소명
인터넷 상거래가 보편화 되면서 병의원의 경비도 인터넷 상거래로 구매하는 경우가 증가했다. 유의해야 하는 사항을 유형화해 관리하는 것이 필요하다.
1) 11번가, 지마켓 등: 대부분 소소한 병원의 소모품을 구매하는 경우다. 이 경우, 조사가 진행되면 무엇을 구매한 것인지에 대한 리스트를 작성해 올 것을 요청 받기도 한다. 몇 년 전 구매한내역의 소명을 요청 받으면 데이터를 건 별로 찾아내는 것만으로도 많은 에너지가 소모된다. 직원들의 요청으로 구매한 소모품 및 간식의 경우 내부에 지출항목 리스트를 작성하게 하면 대조할 때 효과적이다. 구매내역의 사진을 찍어 두거나 캡처해 두는 것도 도움이 된다.
2) 이니시스, LG 유플러스 등: 인터넷 상거래를 사용하다 보면 결제자가 업체나 상호명이 아니라, 중간결제자인 경우들이 있다. 이 내역은 한 달도 아니고 며칠만 지나도 내역을 확인하기가 쉽지 않다. 11번가, 지마켓처럼 구매 사이트도 확인할 수 없고, 신용카드 전표도 따로 출력해서 가지고 있지 않기 때문에 가장 난감한 케이스다. 따라서 카드사용내역 중에 따로 어떤 항목을 구매했는지를 정기적으로 기록해 남겨두는 것이 중요하다. 마찬가지로 구매내역 사진을 찍어 두거나 캡쳐해 두는 것도 효과적이다.
3) 카드로 구매한 유형자산을 구매한 경우: 카드로 가구, 컴퓨터 등을 인터넷으로 구매한 경우라면, 신고 시점에 세무대리인에게 반드시 해당 결제일자, 결제금액을 안내하고, 유형자산으로 등록할 수 있게 요청해야 한다. 카드로 결제한 유형자산의 경우 따로 커뮤니케이션 하지 않으면 개인자산처럼 보여서 경비에서 누락되기도 한다.
꼼꼼한 준비가 절세다
세금의 부과, 조사 후 추가세금 추징은 결국 서류 싸움이다. 꼼꼼한 자료 준비는 안 해도 되는 일을 하는 추가 업무가 아니라, 경영상 반드시 진행해야 하는 필수 업무임을 알고 준비해야 손해보지 않을 수 있다.
