치과매출 신고의 마지막 복병은 현금영수증이다. 리얼비즈는 연말이 되면 고객사의 현금영수증 매출 발행이 정확하게 됐는지를 최소 2번, 경우에 따라서는 3번을 점검한다. 현금영수증이 잘못 발행되면 원장님께서 손해를 보기 때문이다.
카드는 환자들이 전표를 챙기고 문자도 확인하기 때문에 자연스럽게 교차확인이 되지만, 현금영수증은 환자도 크게 신경을 쓰지 않아 오히려 문제가 된다. 이는 크게 3가지 정도로 요약할 수 있다.
첫 번째 수납 담당 직원의 실수로 발행금액이 중복 발행하는 경우다. 환자 수납이 바쁜 시간에 실수하는 경우가 종종 있다.
따로 적어 둔 메모만 확인하고 다른 직원이 중복 발행하거나 때로는 현금영수증 발행 전표를 따로 확인하지 않거나 분실해, 다른 날짜에 발행을 중복하기도 한다. 매출 신고를 할 때에는 중복된 금액만큼 받지도 않은 수납금액에 대해서 평균 40%에 육박하는 세금을 납부해야 한다.
두 번째 데스크 직원의 실수로 발행이 누락된 경우이다. 청구프로그램 또는 내부 장부에는 분명히 현금영수증을 발행했다고 작성을 했는데, 국세청 데이터를 확인해보면 실제로는 현금영수증이 발행되지 않은 경우이다.
이 경우 국세청에서는 매출 누락을 의심하게 되고 엄격하게는 현금영수증 미발행 과태료 대상이다. 통상적으로 실수한 금액의 건별 단가가 많으면 몇 백만 원이기 때문에 문제는 국세청보다는 환자다. 현금영수증 소득공제, 의료비 소득공제 등을 계산해 발행을 요청한 경우에는 큰 컴플레인 사유가 될 수 있다.
세 번째 수납담당 직원은 제대로 발행을 했는데, 카드단말기사 전산의 오류로 국세청 전산에 반영되지 않은 경우이다. 발행한 전표도 가지고 있는데 국세청에 반영이 되지 않아서 확인해보니 카드단말기사 오류였다. 만약 취소 건인데 발행이 되지 않았다면 중복 매출이 문제가 되고 발행 건인데 반영이 되지 않았다면 환자 컴플레인 사유가 된다.
그렇다면 어떻게 해야 이런 문제가 생기지 않게 할 수 있을까?
12월 31일 이전에 발행되지 않은 현금영수증은 발행하고, 잘못 발행된 현금영수증은 취소 후 수정발행을 하는 것이 필요하다. 국세청의 기준은 홈택스이므로 장부를 참고해 사실관계와 홈택스를 확인한다면 억울하게 손해보는 일이 발생하지 않는다. 홈택스의 데이터도 건별로 엑셀 발행이 되므로 잘못된 점을 대조할 수 있다.
직접 진행하는 것이 어렵다면, ‘리얼비즈’ 처럼 병의원 회계를 전문으로 하는 업체의 도움을 요청해 쉽게 처리할 수도 있다. 유종의 미를 거두는 것이 ‘사람’과 ‘관계’에만 필요한 것은 아니다. 내부 데이터 관리도 유종의 미를 거둘 수 있도록 한 번 더 꼼꼼하게 확인하길 강권한다. 필자에게 요청하시면, 확인가능한 매뉴얼을 보내 드릴 수 있으니 적극 활용하시길 바란다.
