“우리 치과는 세무대리인이 다 알아서 하는데, 제가 뭘 더 해야 하나요?”
관리회계 컨설팅을 해 온 지난 10년 동안 원장님들께 가장 많이 들은 답변 중에 하나일 것이다. ‘다 알아서’라는 문구는 판타지다. 왜냐하면 아무리 성실한 세무대리인도 ‘다 알아서’ 할 수 없기 때문이다. 오히려 치과에서 알아서 해야 하는 일들이 제대로 되지 않아서 세무대리인이 타협할 수밖에 없는 경우가 훨씬 더 많다. 이번 칼럼에서는 치과에서 무엇을 알아서 해야 안내도 되는 세금을 아낄 수 있는지를, 특히 카드 매출을 중심으로 알아보도록 하겠다.
관리회계 시스템을 진단할 때, 제일 처음 확인하는 것이 매출의 관리 형태다. 누가, 언제, 어떤 프로세스로 관리하고 있는지를 파악한다. 대부분의 원장님들께서는 데스크의 실장이 수기, 엑셀 또는 청구프로그램에 입력한 매출총액을 파악하는 것으로 매출정산을 종료한다. 하지만 그렇게 하면 실제 국세청, 세무대리인이 파악하는 매출과 실제 매출이 차액이 없는지는 확인할 수가 없다. 또한 최근에 떠들썩했던 카드매출을 이용한 횡령의 이슈도 찾아낼 수 없다. 직접 데이터를 확인하는 구조를 만들어야 한다.
이렇게 정산을 하면, 카드매출이 취소된 경우의 매출 작성을 어떻게 해야 하는지에 대해 질문이 있을 수 있다. 간단하다. 일어난 일을 그대로 작성하는 것이다. 환자가 8/1 현대카드로 결제한 100만원을 8/9 취소하고 롯데카드로 다시 100만원 재결제를 했다면 그대로 작성을 하면 된다. 즉, 8/9 장부에는 카드매출이 +100만, -100만 2번 작성되어 결국 상계하면 ‘0’이 되는 것이다.
많은 실장님들이 아무것도 작성하지 않거나, 또는 8/1 데이터를 삭제하고, 8/9 한번만 입력하는 형태로 진행을 한다. 하지만 회계는 산수가 아니다. 합계만 맞으면 되는 것이 아니라 과정이 기록되어야 한다. 더구나 8/1, 8/9이 아니라, 12/27결제 ,1/3 취소 후 재결제라면 아예 신고매출자체가 달라진다.
이렇게 매일 정산을 한다면, 카드단말기사에 기록된 카드매출과 내부에서 작성한 장부의 카드매출이 일치한다. 일치하지 않는 경우는 작성오류 또는 결제오류다. 다만 카드단말기로 취소를 하지 않고 카드사로 직접 전화로 취소한 경우에는 카드사로 전화해서 카드사 전화취소 내역서를 받아서 내부에 보관하고 장부기록에 남겨두는 것이 필요하다. 이후에 이렇게 꼼꼼히 정리한 카드매출을 어떻게 제대로 세무대리인이 신고하게 지원할 것인가에 대해서는 신고매출 편에서 일괄적으로 다루도록 하겠다.
지난 10년, 200여 군데의 병의원을 분석하고 지원하면서 제대로 된 관리회계시스템을 갖춘 곳을 만나기가 어려웠다. 당연하다. 관리회계를 통환 데이터관리와 데이터를 기반으로 경영하는 법을 배운 적이 없고 필요성도 알려주는 곳이 없기 때문이다. 하지만 안정적 경영의 기반은 꼼꼼한 데이터 관리이니 오늘부터라도 매출정산 시스템을 리뉴얼하고 계속관리를 시작해보실 것을 추천드린다.
이승희 대표
㈜리얼비즈 대표
50여개병원 관리회계지원
