① 첫 약속하는 전화걸기 : 정보 수집에 전화정보 서식을 사용한다.
② 예정된 약속 전
시간이 허용되면 등록서식, 치과학 및 의학 병력 서식을 첫 약속날 전에 환자에게 우편으로 발송한다. 치과진료 정보서식과 치과의사의 방문환영 편지가 들어있는 소포로, 환자는 여가시간에 서식을 작성한다. 서식을 약속날 전에 작성하지 못하면 환자는 서식작성을 위해 15분 전 치과병(의)원에 먼저 도착하는 지시를 받게 된다. 서식작성의 진척과 정보상실을 막기 위해 환자는 보험정보, 투약된 약의 유형과 용량, 내과의사 및 이전 방문한 치과의사의 이름 및 주소 같은 치과의원에서 요구하는 정보 유형을 환자가 잘 알아야 한다.
③ 약속날 당일
환자가 약속날 치과의원에 도착하면 환자에게 인사하고 작성할 준비된 모든 서식을 제공한다(이전에 작성하지 않은 경우). 작성할 회람판(clipboard), 필기구, 업무용 문서 (paperwork)를 환자에게 건넨다. 서식 작성하는 방법을 환자에게 간략히 설명해 주면 질문에 답하는 내용을 사전에 도와준다. 나이가 어린환자는 부모나 보호자가 서식을 작성하고 서명하게 한다. 서식이 작성되면 작성된 내용을 평가 및 검사한다. 제3 방법에는 면접법이 있는데, 비밀장소에서 면접하여 의과 및 치과 병력 서식의 질문을 환자에게 묻고 치과경영관리사가 답을 기록하는 방법이다.
④ 정보의 확정
서식이 작성되면 치과진료팀원은 환자와 함께 정보를 검토한다. 주석은 “찬성” 답변과 불만족한 답변으로 명확히 작성한다. 치과의사와 서식을 검토하는 동안에 이용한 소견에 따라 의학 및 치과학 질문을 추가 문의한다.
⑤ 검진동안에 수집된 정보
치과의사의 지시로 치과경영관리사는 추가정보를 서식에 기록한다. 입력한 자료는 산뜻하고 완벽하고 읽기 쉬워야 한다. 치과용 방사선사진, 검진서식, 치과기공소 서식이 있다.
정보의 수집
균일한 정보 수집 규범을 제정 및 사용한다. 전화정보 서식, 서면 작성한 대본 등은 임상기록을 만드는 치과경영관리사에게 정보의 수집을 돕는다. 치과의원 외부 사람들이 임상기록에 들어있는 정보를 읽을 수 있으므로 표준약어와 차트용 용어를 사용한다.
1. 사생활 진료내용의 통지(Privacy practices notice)
2. 등록서식
▲ 환자의 정보 부분 ▲ 보험정보 ▲ 책임있는 당사자 부분(보호자) ▲ 필요한 치료 진술 ▲정보공개 ▲전체 치과비용에 대한 환자 책임의 확인 ▲ 제출된 정보의 정확성을 인증
3. 기타 진단용 기록
4. 진단용 모형
임상기록의 위험을 관리하는 요령
위험관리(risk management)는 위임된 규칙을 준수할 수 없는 과정이나 근거없이 주장되는 진료과오를 유인하는 상황을 확인하는 과정이다. 가능한 상황이나 위반을 확인하여 수정하는 과정을 거치면 치과진료팀은 진료과오 소송의 위험을 줄이고 모든 환자에게 양질의 치료를 제공할 수 있다.
치과치료의 질에 의문을 갖는 환자의 주된 논쟁은 불량한 의사전달, 치과진료팀과의 나쁜관계, 빈약한 기록유지이다. 이 문제는 환자와 치과진료팀 사이의 신뢰수준을 떨어뜨린다. 위험관리를 평가하여 근거없이 주장되는 진료과오 증례를 방어하기 전에 첫번째로 이 문제를 확인 및 수정해야 한다.
합법적 행동 또는 법의 강제력을 유인하는 두번째 문제는 미국 내 연방법률로 제정되고, 미국 내 주의 치과 진료규정에서 확인되며, 전문가 조직의 행동 코드로 금지하며, 치과의원과 제3 보험업자 사이의 계약으로 요약된 법령과 규칙의 비 준수이다. 비 준수는 벌금, 면허증 취소, 계약취소, 소송을 유인한다. 치과진료팀은 법령, 규칙, 명령의 정보를 근거로 최선의 능력을 다하는 게 의무이다.
임상기록의 전산화 관리
1. HIPAA
2. 전자 임상기록에 적용되는 보안표준
●경영관리의 보호(safeguards)
① HIPAA 보안표준의 준수를 감독하는 담당의 확인
② 전자 보호된 건강정보(EPHI)에 접근하는 직원 여부를 확인하는 직원의 통관절차
③ 종료과정
④ 보안 분쟁의 절차
⑤ 자료 백업계획, 재난복구 계획, 응급상황 작동계획을 포함한 우발사건 계획
●물리적 보호
① 환경 위험과 공인되지 않은 침입으로 부터 EPHI가 포함된 전자체계, 장비, 자료의 보호
② 특정장소에서 떨어진 컴퓨터의 백업 보존
●기술적 보호
① 유일한 사용자 인식(비밀번호와 생명측정 체계)을 포함한 접근 통제
② 응급 접근절차
③ 회계감사 통제
참고문헌
Gaylor LJ: The administrative dental assistant, 2nd ed., 2007, Saunders.
