실제 치과에서 효율적인 진료 흐름과 서비스 향상을 위해서 환자의 정보를 함께 공유하는 것이 매우 중요하다. 하지만 소규모의 치과 운영체계에서는 직원들이 정보공유의 필요성을 잘 못 느끼고 회의 시간을 좋아하지 않는다. 회의의 목적성이 없어 자칫 잔소리를 듣는 시간으로 운영될 수 있기 때문이다.
회의 운영체계는 목적을 명확히 하고, 참여할 구성원과 원칙을 정하며 내용을 기록하고 결과를 결정한다. 또 피드백을 할 수 있는 절차로 설정하는 것이 좋고 필요에 의하면 내용 주제를 주고 미리 작성했다가 발표하고 의견 등을 조율하기도 한다. 그러면 치과 내에서 환자의 정보를 공유하는 차트 회의를 운영해보도록 하자.
1. 차트 회의의 목적을 설정하자
진료의 흐름을 원활하게 하고 서비스 향상을 위한 당일 환자의 정보를 공유하기 위함이다. 데스크에서 진료 중 불편한 사항 및 요구 사항을 전달할 수 있으므로 내용과 치료비 수납 관련된 내용 등 정보를 정리해 공유한다. 진료실은 당일 진료 내용 및 TOTAL 환자 진료의 전체적인 흐름 등과 진료실 개선 사항에 대한 정보를 정리하여 공유한다.
2. 차트 회의의 구성원과 원칙 정하자
회의 시간은 오전 진료 시작 전 10~15분 정도로 정하고 회의를 운영할 담당자를 정한다. 치과의 규모에 따라 다르지만 5인 이하의 소규모 직원체계에서는 데스크와 진료실 모두 참여하게 하고 큰 규모의 치과 체계에서는 데스크 팀장과 각 부서의 진료 팀장이 먼저 10분 정도 정보를 공유한다. 이후 진료실 팀장들은 팀원들과 데스크와의 회의 내용을 전달하고 환자의 당일 진료 내용에 대해 정보를 10분 정도 공유한다. 회의 도구는 예약표를 사용할 수도 있고 각 환자의 정보를 사전에 기록하였다가 전달하는 방식을 사용해도 효율적이다. 병원의 규모에 맞게 참석인원과 원칙은 정하고 자유로운 의견을 낼 수 있게 분위기를 조성해 보자.
3. 차트 회의의 구체적인 액션플랜을 정하자
당일 환자의 진료 내용 및 정보를 기록하고 중요한 환자나 문제해결이 필요한 환자들은 담당자를 정해 진료의 흐름과 질적 향상된 서비스를 제공할 수 있는 구체적 방법을 설정한다. 전체 진료를 진행하는 환자의 진행순서와 치료 내용을 함께 공유해 원활한 진료의 흐름을 할 수 있도록 한다
4. 차트 회의 내용을 피드백 한다
당일 환자의 정보나 진료 내용에 대하여 구체적으로 잘 이루어지고 있는지를 확인하고 잘 진행될 수 있게 피드백하고 공유한다.
치과에서 하는 회의는 정확한 목적성과 원칙을 가져야 한다. 챠트 회의로 환자의 정보가 공유되고 직원 간 의사소통에 성공한다면 진료의 효율적인 흐름과 진료 서비스가 향상되며 직원의 업무에 대한 만족도도 높아지고 병원의 경영 목표도 향상될 수 있다.
