[덴탈MBA] 기록의 노하우
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[덴탈MBA] 기록의 노하우
  • 박종석 코치
  • 승인 2022.11.24 09:14
  • 댓글 0
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박종석 코치의 ‘성장하는 병원의 비밀’

기록의 노하우

필자는 1996년에 첫 직장생활을 시작했다. 처음에는 업무를 기록하는 것에 관심이 없었고, 수첩에 기록은 했지만 제대로 기록하는 습관이 생긴 것은 2000년 모 백화점 재무팀 경력직으로 이직하면서부터이다. 항상 아침에 출근할 때 거래 종금사로부터 다른 경쟁 백화점의 CP 발행 이자율과 동향 등을 브리핑 받았고, 이를 기억하고 흐름 파악을 위해 적었던 것이 기록의 시작이었던 것으로 기억한다.

필자의 기록은 기억의 대체의 목적으로 시작되었다. 이어 맡은 업무를 빠뜨리지 않기 위해 적었고, 때로는 한 주만 지나도 자세한 경과가 가물거리는 것을 경험하면서 기록의 필요성을 절실히 느끼게 되었다. 그렇게 기록을 시작하면서 깨달은 것이 있다면 기록은 기억의 한계를 넘는 도구를 넘어 시간이 지나면서 생각을 정리하고 성찰의 도구이자 인사이트를 주는 훌륭한 스승이었다.

일기나 독서노트 같은 사적인 기록들을 쓰는 이라면 각각 나름의 방법들이 있을 것이다. 그런데 업무노트 기록은 체계적인 스킬이 필요하다. 필자의 여러 방법 중 가장 기초적이지만 중요한 방법 한 가지를 공유하고자 한다.

업무노트의 경우 병원에서 주로 행정업무를 담당하는 직원들이 자주 쓰게 되는데, 대부분 To Do List의 범위를 벗어나지 않는 경우가 많았다. 보통 해야 할 일을 기록해 놓고 그 업무를 처리했으면 지우거나 체크하고, 처리하지 못한 업무는 그냥 넘어가다 보니 날짜가 이어지면서 잊고 지나가는 경우가 많고 나중에 보면 처리과정 조차 기억나지 않아 애를 먹는 경우가 많았다.

그래서 필자의 경우 일반노트를 사서 맨 위에 날짜를 적고, 다음 줄에 첫 번째 업무리스트를 적어 놓고 한 줄을 비운 후 두 번째 업무리스트를 적는다. 만약 첫 번째 업무를 처리했다면 비워놓은 줄에 빨간색 펜으로 처리 경과와 중요 포인트나 처리 결과를 기록한 후, 첫 번째 업무리스트 앞에 체크표시를 한다.

그날 처리하지 못한 업무는 업무리스트 앞에 화살표(→)를 표시하고 화살표 아래에 처리할 날짜를 기록한다. 해당 날짜 쪽에는 미처리한 업무리스트를 미리 기록해 둔다.

또한 진행중인 업무는 업무제목 앞에 물결표시(~)를 하고 물결표시 아래에 마무리할 날짜를 기록한 후 역시 해당날짜에 기록을 해 둔다. 이렇게 하면 놓치고 넘어가는 업무가 없을뿐더러 계획적인 업무진행도 가능하다.

장기간 소요되는 업무라면 별도로 포스트잇에 업무리스트를 적어 업무노트 맨 앞장에 붙여놓고 간단히 진행경과를 기록해 두는 것도 가능하다. 이것부터 시작하다 보면 기록의 노하우가 생길 것이다. 기록은 처리 후 버리는 것이 아니라 쌓기 위한 것이다.

업무노트는 팩트, 경과, 결론이 명확하게 기록하는 것이 핵심이다. 또한 주도적이고 계획적인 업무처리는 꼼꼼한 기록이 생명이다. 자신의 기록 방식을 살펴보고 필요하다면 필자의 방식을 참고로 적용해 보았으면 한다.
 


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